4 Keys to manage materials in telecommunications projects
"We ran out of grounding kits!" The warehouse manager was heard to say and thus we realized that the entire volume of installations we had just agreed with the customer was not going to be able to be fulfilled in any way. We had meticulously planned the project and now it was all up in the air. It took weeks for the grounding kits to be purchased/manufactured/delivered. A tragedy.
In any technology deployment project, the availability of materials plays a critical role, but is often given less importance in the planning, compared to activities such as team coordination, design and engineering, reporting and other project tasks.
In this article we will cover the 4 keys to make materials management a non-issue, or at least not a cause of delay in your projects.
1. Have staff focused on materials management."It can be handled by the PM in a spreadsheet" is often heard. Sure, at the beginning of the project it's simple: materials to arrive, the stock in each warehouse and that's it. The problem arises later, with hundreds or thousands of shipments to each job site, with re-shipments of failed materials, equipment returns, personnel taking "borrowed" materials and so on.
Having at least one person on the team in charge of standing at the warehouse door (real or virtual!) helps to ensure that these minor movements do not remain only in the good memory of a technician.
This person must have one main quality: Process obsession. First and foremost, the most important thing is to comply with the control and registration processes, to ensure the "health" of the stock and traceability. Secondary is the knowledge of the equipment, even the knowledge in logistics! to stick to the defined process and to take ownership of each material will be the virtue to look for.
A WMS (Warehouse Management System) platform will help simplify daily operations and ensure that nothing is left unrecorded. At Sytex (www.sytex.io) we developed a materials management module that, in addition to keeping inventories and shipments, allows to link these activities to the global process of the project. This way you can know at all times who has each material, at what stage it is, where it was finally installed and all its detailed tracking.
The second important virtue is proactivity, although in truth, it is an important virtue in all project resources. A person attentive to shortages, to accelerated consumption of materials, to propose and improve processes is, again, more important than knowing about technology or what is finally operating.
2. To have traceability of each movement.A sign should be posted at every warehouse entrance door stating:"All material entering or leaving a warehouse must be searched".
Many times a field technician arrives to take away something urgent, or the manager comes and asks quickly for materials for a test that needs to be done; whatever it is, it must be registered before, by system. "I'll write it down later", "I'll bring it back to you", you hear, and, obviously, it is rarely fulfilled.
The problems come later, we start to have minimal differences in stocks in different places, which start to increase. It is impossible to decipher the causes: theft? lack of control? we send too much?
What every warehouse manager must avoid is the famous "broken window phenomenon", which says that an abandoned warehouse with an unrepaired broken window will lead to more people breaking the other windows with stones. In other words: if we do not record the slightest movement, the result will be that no one will trust the records anymore and the warehouse management can quickly get out of control.
3. Have a good material return process.When estimating how many materials we need for a project, never count failed/broken/lost materials. On a large project, losing one piece of equipment doesn't seem like a big deal, but towards the end every unit counts!
From the beginning we must think about how to recover unused or replaced field materials and, at the same time, obsess the whole team with the importance of this process.
Reverse logistics is complex, we tend to rely on technician trips, mail or bus deliveries, and each case is unique. Being attentive to each return by keeping a record will greatly help the health of the project.
An easy way to implement the process is not to send replacement materials, no matter how urgent, until the material to be returned has been accurately recorded.
We also have another advantage: quickly identifying failed units for repair or return.
4. Estimate the total materials to be usedExcept in a few companies, the people who estimate the quantities of materials to be sold are not the same people who then send materials to the field. This leads to differences, perhaps in criteria, in what should be sent to the site according to the expected configuration.
Also, when starting a project, it seems like the materials will never run out! We see the tank full and it seems to be a problem for later as the focus is on field production.
Having at least one spreadsheet that allows us to map the initial calculation by configuration, the calculation used by projects vs. the actual stock will help to have alerts of deviations at all times.
One goal of the project team should be to improve the quantities shipped to the site. Perhaps they discover that it is possible to ship less cable, or more connectors, for example, depending on what they observe at the end of the installations. If this is recorded and maintained in the usage estimate spreadsheet, we will ensure that we have no major problems going forward.
This control will also help the team to have in one place the information of what materials are sent in each case, making the information transparent for the project team, warehouse and also for new resources that join the organization.
Conclusion
Having a robust materials process generates speed, savings and continuous improvement. Rethinking processes at the beginning of any project will pay off throughout the life of the project and will also help reduce stress for everyone involved!
Continuing the story, everyone in the team went into "get grounding kits any way we could" mode. With a lot of effort and thanks to the team's good relationship with other companies, we managed to borrow a volume of grounding kits that allowed us to sail a few weeks of production. We also managed to get the suppliers to advance us a minimum volume and thus the project (and the promises) were revived. At that point we vowed not to go through any more such shocks and implemented several of these practices in our day-to-day operations.
On a side note, the Telco industry is very small! helping each other, no matter how competitive we may seem, always pays off!
4 Claves para gestionar materiales en proyectos de telecomunicaciones
"¡Nos quedamos sin kits de puesta a tierra!" Se escuchó decir al encargado del depósito y así nos dimos cuenta de que todo el volumen de instalaciones que acabábamos de acordar con el cliente no se iba a poder cumplir de ninguna manera. Habíamos planificado el proyecto minuciosamente y ahora todo estaba en el aire. Tardaron semanas en comprarse/fabricarse/entregarse los kits de puesta a tierra. Una tragedia.
En cualquier proyecto de despliegue tecnológico, la disponibilidad de materiales juega un rol crítico, pero muchas veces se le da menos importancia en la planificación, en comparación con actividades como la coordinación de equipos, el diseño y la ingeniería, los reportes y otras tareas del proyecto.
En este artículo abordaremos las 4 claves para que la gestión de materiales deje de ser un problema, o al menos no sea una causa de retraso en tus proyectos.
1. Contar con personal enfocado en la gestión de materiales."Lo puede manejar el PM en una planilla" se suele escuchar. Claro, al inicio del proyecto es simple: los materiales por llegar, el stock en cada depósito y listo. El problema surge más adelante, con cientos o miles de envíos a cada sitio de trabajo, con reenvíos de materiales fallados, devoluciones de equipos, personal que se lleva materiales "prestados" y demás.
Tener al menos una persona en el equipo a cargo de pararse en la puerta del depósito (¡real o virtual!) ayuda a asegurar que estos movimientos menores no queden solo en la buena memoria de un técnico.
Esta persona debe tener una cualidad principal: Obsesión por el proceso. Ante todo, lo más importante es cumplir con los procesos de control y registro, para garantizar la "salud" del stock y la trazabilidad. Secundario es el conocimiento de los equipos, ¡incluso el conocimiento en logística! ceñirse al proceso definido y apropiarse de cada material será la virtud a buscar.
Una plataforma WMS (Warehouse Management System) ayudará a simplificar las operaciones diarias y a asegurar que nada quede sin registrar. En Sytex (www.sytex.io) desarrollamos un módulo de gestión de materiales que, además de mantener inventarios y envíos, permite vincular estas actividades al proceso global del proyecto. De esta manera podés saber en todo momento quién tiene cada material, en qué etapa se encuentra, dónde se instaló finalmente y todo su seguimiento detallado.
La segunda virtud importante es la proactividad, aunque en verdad, es una virtud importante en todos los recursos del proyecto. Una persona atenta a los faltantes, al consumo acelerado de materiales, a proponer y mejorar procesos es, otra vez, más importante que saber de tecnología o de lo que finalmente está operando.
2. Tener trazabilidad de cada movimiento.En la puerta de entrada de cada depósito debería colocarse un cartel que diga:"Todo material que entre o salga de un depósito debe ser buscado".
Muchas veces llega un técnico de campo a llevarse algo urgente, o viene el encargado y pide rápido materiales para una prueba que hay que hacer; sea lo que sea, debe registrarse antes, por sistema. "Lo anoto después", "Te lo devuelvo", se escucha, y, obviamente, rara vez se cumple.
Los problemas vienen después, empezamos a tener diferencias mínimas en los stocks en distintos lugares, que empiezan a aumentar. Es imposible descifrar las causas: ¿robo? ¿falta de control? ¿enviamos de más?
Lo que todo encargado de depósito debe evitar es el famoso "fenómeno de las ventanas rotas", que dice que un depósito abandonado con una ventana rota sin reparar llevará a que más gente rompa las otras ventanas con piedras. En otras palabras: si no registramos el mínimo movimiento, el resultado será que nadie confiará más en los registros y la gestión del depósito puede descontrolarse rápidamente.
3. Tener un buen proceso de devolución de materiales.Al estimar cuántos materiales necesitamos para un proyecto, nunca cuentes los materiales fallados/rotos/perdidos. En un proyecto grande, perder un equipo no parece gran cosa, ¡pero hacia el final cada unidad cuenta!
Desde el inicio debemos pensar cómo recuperar los materiales de campo sin usar o reemplazados y, al mismo tiempo, obsesionar a todo el equipo con la importancia de este proceso.
La logística inversa es compleja, solemos apoyarnos en viajes de técnicos, entregas por correo o por bus, y cada caso es único. Estar atentos a cada devolución llevando un registro ayudará enormemente a la salud del proyecto.
Una forma fácil de implementar el proceso es no enviar materiales de reemplazo, por más urgente que sea, hasta que el material a devolver haya sido registrado con precisión.
También tenemos otra ventaja: identificar rápidamente las unidades falladas para reparación o devolución.
4. Estimar el total de materiales a utilizarSalvo en pocas empresas, las personas que estiman las cantidades de materiales a vender no son las mismas que luego envían materiales al campo. Esto lleva a diferencias, quizás de criterio, en lo que debería enviarse al sitio según la configuración esperada.
Además, al iniciar un proyecto, ¡parece que los materiales nunca se van a acabar! Vemos el tanque lleno y parece un problema para más adelante, ya que el foco está en la producción de campo.
Tener al menos una planilla que nos permita mapear el cálculo inicial por configuración, el cálculo usado por proyectos vs. el stock real ayudará a tener alertas de desvíos en todo momento.
Un objetivo del equipo del proyecto debería ser mejorar las cantidades enviadas al sitio. Quizás descubran que es posible enviar menos cable, o más conectores, por ejemplo, según lo que observen al final de las instalaciones. Si esto se registra y se mantiene en la planilla de estimación de uso, aseguraremos no tener grandes problemas de aquí en adelante.
Este control también ayudará al equipo a tener en un solo lugar la información de qué materiales se envían en cada caso, haciendo transparente la información para el equipo del proyecto, el depósito y también para los nuevos recursos que se sumen a la organización.
Conclusión
Tener un proceso de materiales robusto genera velocidad, ahorro y mejora continua. Repensar los procesos al inicio de cualquier proyecto dará sus frutos a lo largo de toda la vida del proyecto y ¡también ayudará a reducir el estrés de todos los involucrados!
Continuando la historia, todo el equipo entró en modo "conseguir kits de puesta a tierra como sea". Con mucho esfuerzo y gracias a la buena relación del equipo con otras empresas, logramos que nos prestaran un volumen de kits de puesta a tierra que nos permitió navegar unas semanas de producción. También logramos que los proveedores nos adelantaran un volumen mínimo y así el proyecto (y las promesas) revivieron. En ese momento juramos no volver a pasar por más sustos de este tipo e implementamos varias de estas prácticas en nuestra operación del día a día.
Como nota al margen, ¡la industria Telco es muy chica! ayudarse mutuamente, por más competitivos que parezcamos, ¡siempre rinde sus frutos!
4 Chaves para gerenciar materiais em projetos de telecomunicações
"Ficamos sem kits de aterramento!" Ouviu-se o encarregado do depósito dizer e assim percebemos que todo o volume de instalações que acabávamos de acordar com o cliente não poderia ser cumprido de forma alguma. Havíamos planejado o projeto meticulosamente e agora tudo estava no ar. Levou semanas para que os kits de aterramento fossem comprados/fabricados/entregues. Uma tragédia.
Em qualquer projeto de implantação tecnológica, a disponibilidade de materiais desempenha um papel crítico, mas muitas vezes recebe menos importância no planejamento, em comparação com atividades como a coordenação de equipes, o design e a engenharia, os relatórios e outras tarefas do projeto.
Neste artigo abordaremos as 4 chaves para que a gestão de materiais deixe de ser um problema, ou pelo menos não seja uma causa de atraso nos seus projetos.
1. Ter pessoal focado na gestão de materiais."O PM pode gerenciar isso em uma planilha" costuma-se ouvir. Claro, no início do projeto é simples: os materiais a chegar, o estoque em cada depósito e pronto. O problema surge mais adiante, com centenas ou milhares de envios para cada canteiro de obra, com reenvios de materiais com defeito, devoluções de equipamentos, pessoal levando materiais "emprestados" e assim por diante.
Ter pelo menos uma pessoa na equipe encarregada de ficar na porta do depósito (real ou virtual!) ajuda a garantir que esses movimentos menores não fiquem apenas na boa memória de um técnico.
Essa pessoa deve ter uma qualidade principal: Obsessão pelo processo. Antes de tudo, o mais importante é cumprir os processos de controle e registro, para garantir a "saúde" do estoque e a rastreabilidade. Secundário é o conhecimento dos equipamentos, até mesmo o conhecimento em logística! ater-se ao processo definido e apropriar-se de cada material será a virtude a procurar.
Uma plataforma WMS (Warehouse Management System) ajudará a simplificar as operações diárias e a garantir que nada fique sem registro. Na Sytex (www.sytex.io) desenvolvemos um módulo de gestão de materiais que, além de manter inventários e envios, permite vincular essas atividades ao processo global do projeto. Dessa forma você pode saber a todo momento quem tem cada material, em que etapa ele está, onde foi finalmente instalado e todo o seu rastreamento detalhado.
A segunda virtude importante é a proatividade, embora, na verdade, seja uma virtude importante em todos os recursos do projeto. Uma pessoa atenta às faltas, ao consumo acelerado de materiais, a propor e melhorar processos é, novamente, mais importante do que saber de tecnologia ou do que finalmente está operando.
2. Ter rastreabilidade de cada movimento.Na porta de entrada de cada depósito deveria ser colocada uma placa dizendo:"Todo material que entre ou saia de um depósito deve ser buscado".
Muitas vezes um técnico de campo chega para levar algo urgente, ou vem o encarregado e pede rapidamente materiais para um teste que precisa ser feito; seja o que for, deve ser registrado antes, por sistema. "Anoto depois", "Depois te devolvo", ouve-se, e, obviamente, raramente se cumpre.
Os problemas vêm depois, começamos a ter diferenças mínimas nos estoques em lugares diferentes, que começam a aumentar. É impossível decifrar as causas: roubo? falta de controle? enviamos demais?
O que todo encarregado de depósito deve evitar é o famoso "fenômeno das janelas quebradas", que diz que um depósito abandonado com uma janela quebrada sem reparar levará a que mais gente quebre as outras janelas com pedras. Em outras palavras: se não registrarmos o mínimo movimento, o resultado será que ninguém mais confiará nos registros e a gestão do depósito pode sair de controle rapidamente.
3. Ter um bom processo de devolução de materiais.Ao estimar quantos materiais precisamos para um projeto, nunca conte os materiais com defeito/quebrados/perdidos. Em um projeto grande, perder um equipamento não parece grande coisa, mas rumo ao final cada unidade conta!
Desde o início devemos pensar em como recuperar os materiais de campo não utilizados ou substituídos e, ao mesmo tempo, obcecar toda a equipe com a importância desse processo.
A logística reversa é complexa, costumamos nos apoiar em viagens de técnicos, entregas por correio ou por ônibus, e cada caso é único. Estar atento a cada devolução mantendo um registro ajudará enormemente à saúde do projeto.
Uma forma fácil de implementar o processo é não enviar materiais de substituição, por mais urgente que seja, até que o material a ser devolvido tenha sido registrado com precisão.
Temos também outra vantagem: identificar rapidamente as unidades com defeito para reparo ou devolução.
4. Estimar o total de materiais a serem utilizadosExceto em poucas empresas, as pessoas que estimam as quantidades de materiais a serem vendidos não são as mesmas que depois enviam materiais para o campo. Isso leva a diferenças, talvez de critério, no que deveria ser enviado ao site de acordo com a configuração esperada.
Além disso, ao iniciar um projeto, parece que os materiais nunca vão acabar! Vemos o tanque cheio e parece ser um problema para depois, já que o foco está na produção de campo.
Ter pelo menos uma planilha que nos permita mapear o cálculo inicial por configuração, o cálculo usado por projetos vs. o estoque real ajudará a ter alertas de desvios a todo momento.
Um objetivo da equipe do projeto deveria ser melhorar as quantidades enviadas ao site. Talvez descubram que é possível enviar menos cabo, ou mais conectores, por exemplo, dependendo do que observarem ao final das instalações. Se isso for registrado e mantido na planilha de estimativa de uso, garantiremos que não teremos grandes problemas daqui para frente.
Esse controle também ajudará a equipe a ter em um só lugar a informação de quais materiais são enviados em cada caso, tornando a informação transparente para a equipe do projeto, o depósito e também para os novos recursos que se juntem à organização.
Conclusão
Ter um processo de materiais robusto gera velocidade, economia e melhoria contínua. Repensar os processos no início de qualquer projeto dará frutos ao longo de toda a vida do projeto e também ajudará a reduzir o estresse de todos os envolvidos!
Continuando a história, toda a equipe entrou no modo "conseguir kits de aterramento de qualquer jeito". Com muito esforço e graças ao bom relacionamento da equipe com outras empresas, conseguimos que nos emprestassem um volume de kits de aterramento que nos permitiu navegar algumas semanas de produção. Também conseguimos que os fornecedores nos adiantassem um volume mínimo e assim o projeto (e as promessas) reviveram. Naquele momento juramos não passar por mais sustos desse tipo e implementamos várias dessas práticas na nossa operação do dia a dia.
Como observação à parte, o setor Telco é muito pequeno! ajudar uns aos outros, por mais competitivos que possamos parecer, sempre compensa!