"Nos quedamos sin grounding kits!" Se escuchó decir al jefe de depósito y de esa forma nos dimos cuenta que todo el volumen de instalaciones que acababamos de acordar con el cliente no iba a poder cumplirse de ninguna manera. Habíamos planificado meticulosamente el proyecto y ahora quedaba todo en el aire. Los grounding kits tardaban semanas en comprarse/fabricarse/entregarse. Una tragedia.

En todo proyecto de despliegue de tecnología la disponibilidad de materiales tiene un rol crítico, pero muchas veces se le dá una importancia menor en la planificación, frente a actividades como la coordinación de equipos de trabajo, diseño e ingeniería, reportes y otras tareas del proyecto.

En este artículo cubriremos las 4 claves para lograr que la gestión de materiales no sea un problema, o al menos, no sea una causa en la demora de tus proyectos.

1. Tener personal enfocado en la gestión de materiales

"Lo puede manejar el PM en una planilla" se escucha a menudo. Claro, al principio del proyecto es simple: materiales por llegar, el stock de cada depósito y listo. El problema surge luego, con cientos o miles de envíos a cada obra, con los re-envíos de materiales fallados, retornos de equipos, personal tomando materiales "prestados" y demás.

Tener al menos una persona en el equipo encargada de pararse en la puerta del depósito (real o virtualmente!) ayuda a que esos movimientos menores no queden solo en la buena memoria de algún técnico.

Esta persona debe tener una cualidad principal: Obsesión por los procesos. Ante todo, lo más importante es que se cumplan los procesos de control y registro, para garantizar la "salud" del stock y la trazabilidad. Secundario queda el conocimiento de los equipos, hasta el conocimiento en logística! apegarse al proceso definido y adueñarse de cada material será la virtud a buscar.

Una plataforma de WMS (Warehouse Management System) ayudará a simplificar la operatoria diaria y a asegurarnos que nada quede sin registrar. En Sytex (www.sytex.io) desarrollamos un módulo de gestión de materiales que además  de llevar inventarios y envíos, permite unir esas actividades al proceso global del proyecto. De esa forma se puede conocer en todo momento quién tiene cada material, en qué etapa está, donde quedó finalmente instalado y todo su seguimiento detallado.

La segunda virtud importante es la proactividad, aunque en verdad, es una virtud importante en todos los recursos del proyecto. Una persona atenta a faltantes, a consumos acelerados de materiales, a proponer y mejorar procesos es, nuevamente, más importante a que sepa de tecnología o de lo que finalmente está operando.

2. Disponer de la trazabilidad de cada movimiento

En toda puerta de ingreso a un almacén debería haber un cartel que diga:"Todo material que entre o salga de un depósito debe ser registrado".

Muchas veces llega un técnico de campo a llevarse algo urgente, o viene el gerente y pide rápido materiales para una prueba que necesitan hacer; lo que sea, debe registrarse antes, por sistema. "Después lo anoto", "ya te lo traigo de vuelta", se escucha, y, obviamente, rara vez se cumple.

Los problemas vienen luego, comenzamos a tener diferencias mínimas en los stocks en diferentes lados, que comienzan a acrecentarse. Resulta imposible descifrar las causas: robo? falta de control? enviamos de más?

Lo que todo jefe de depósito debe evitar es el famosos "fenómeno de la ventana rota", que dice que un local abandonado, con una ventana rota sin reparar, llama a que más gente rompa las otras ventanas con pedradas. Es decir: si no registramos el más mínimo movimiento, el resultado será que ya nadie va a confiar en los registros y se puede descontrolar rápidamente la gestión del almacén.

3. Tener un buen proceso de retorno de materiales

Al estimar cuántos materiales necesitamos para un proyecto, nunca se cuentan materiales fallados/rotos/perdidos. En un proyecto grande, perder un equipo no parece ser gran cosa, pero hacia el final cada unidad cuenta!

Desde el comienzo debemos pensar en cómo recuperar los materiales de campo no utilizados o reemplazados y, a la vez, obsesionar a todo el equipo con la importancia de este proceso.

La logística inversa es compleja, solemos confiar en viajes de los técnicos, encomiendas por correo u ómnibus, y cada caso es particular. Estar atento a cada devolución teniendo un registro ayudará enormemente a la salud del proyecto.

Una forma fácil de implementar el proceso es no enviar materiales de reemplazo, por más urgente que sea, hasta no tener registrado el material a devolver con precisión.

Además contamos con otra ventaja: identificar rápidamente las unidades falladas para reparación o devolución.

4. Hacer una estimación de los materiales totales a utilizar

Salvo en contadas empresas, las personas que estiman las cantidades de materiales a vender, no son las mismas que luego envían materiales a campo. Esto lleva a tener diferencias, quizás de criterio, en qué debe ser enviado a sitio según la configuración esperada.

Además, al comenzar un proyecto, parece que los materiales no se van a acabar nunca! Vemos el depósito lleno y parece ser un problema para más adelante ya que el foco está puesto en la producción en campo.

Disponer de al menos una planilla que nos permita mapear el cálculo inicial por configuración, el cálculo usado por proyectos vs. el stock real ayudará a tener alertas de desviaciones en todo momento.

Un objetivo del equipo de proyecto debe ser la de mejorar las cantidades enviadas a sitio. Quizás descubren que es posible enviar menos cable, o más conectores, por ej, según lo que observen al final de las instalaciones. Si esto es registrado y mantenido en la planilla de estimación de uso, nos aseguraremos de no tener mayores problemas hacia adelante.

Este control ayudará también al equipo a tener en un solo lugar la información de qué materiales se envían en cada caso, transparentando la información para el equipo de proyecto, depósito y también para nuevos recursos que se sumen a la organización.

Conclusión

Contar con un proceso de materiales robusto genera velocidad, ahorro y mejora continua. Apostar a repensar los procesos al comienzo de cualquier proyecto dará sus frutos durante toda la vida del proyecto y, además, aportará a reducir el stress de todos los involucrados!

Continuando la historia, todos en el equipo entramos en modo "conseguir grounding kits como sea!". Con muchísimo esfuerzo y gracias a la buena relación del equipo con otras empresas, logramos conseguir de prestado un volumen de grounding kits que nos permitía navegar unas semanas de producción. También logramos que los proveedores nos adelanten un volumen mínimo y así el proyecto (y las promesas) revivieron. En ese momento juramos no pasar más sobresaltos como este e implementamos varias de estas prácticas en nuestro día a día.

Nota al margen, la industria Telco es muy pequeña! ayudarnos entre todos, por más competidores que podamos parecer, dá sus frutos siempre!

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